Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Pivot Pilot · Karl-Marx-Platz 9, 06242 Braunsbedra · Stand: Juni 2026
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen Pivot Pilot, Karl-Marx-Platz 9, 06242 Braunsbedra (nachfolgend „Auftragnehmer") und dem jeweiligen Auftraggeber (nachfolgend „Auftraggeber") über die Entwicklung, Implementierung und Wartung von KI-gestützten Automatisierungslösungen. (2) Die AGB gelten ausschließlich im geschäftlichen Verkehr mit Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. (3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Auftragnehmer ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. (4) Im Falle von Widersprüchen zwischen diesen AGB und einem individuell geschlossenen Werkvertrag gehen die Regelungen des individuellen Vertrages vor.
§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungen
(1) Der Auftragnehmer bietet die Entwicklung, Implementierung und Wartung von KI-gestützten Automatisierungslösungen an, insbesondere: • EMS (E-Mail Management System): n8n-basierte Automatisierung zur Verwaltung, Kategorisierung und Beantwortung eingehender E-Mails mittels künstlicher Intelligenz. • Inbound Caller (IB Caller): n8n-basierter Inbound-Telefonassistent, der eingehende Anrufe mithilfe künstlicher Intelligenz entgegennimmt, analysiert und automatisiert bearbeitet (z. B. Weiterleitung, Beantwortung von Fragen, Erfassen von Nachrichten). • Outbound Caller (OB Caller): Vapi-basierter KI-gestützter Outbound-Telefonassistent, der auf Basis der Lead-Datenbanken des Auftraggebers eigenständig ausgehende Anrufe durchführt und mithilfe künstlicher Intelligenz mit den angerufenen Personen kommuniziert. (2) Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Werkvertrag und ggf. dem zugehörigen Lasten- oder Pflichtenheft. Die AGB ergänzen diese individuellen Vereinbarungen. (3) Sämtliche Leistungen werden als Werkvertrag gemäß §§ 631 ff. BGB erbracht. Der Auftragnehmer schuldet den vereinbarten Erfolg in Form eines funktionsfähigen, mangelfreien Werks. (4) Der Leistungsumfang umfasst im Regelfall die Recherche über das Auftraggeber-Unternehmen und dessen Zielgruppen, die Entwicklung und Konfiguration des jeweiligen Assistenten bzw. der Automatisierung, die Erstellung nötiger Tools und Variablen, die Anbindung an bestehende Systeme des Auftraggebers (z. B. CRM, Telefonie, E-Mail), die Bereitstellung des fertigen Workflows, eine verständliche Dokumentation sowie eine kurze Einweisung. (5) Die genauen Spezifikationen (bspw. Trigger, Gesprächsabläufe, KI-Einstellungen, Aktionen) werden gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt. Änderungen oder Ergänzungen gelten als Leistungsanpassung und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.
§ 3 Vertragsschluss
(1) Angebote des Auftragnehmers sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind. (2) Der Vertrag kommt durch die Unterzeichnung eines individuellen Werkvertrages durch beide Parteien zustande. (3) Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, Aufträge ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
§ 4 Arbeitsgestaltung und Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftragnehmer ist in der Gestaltung seiner Arbeit frei, berücksichtigt dabei jedoch die Interessen des Auftraggebers. (2) Der Auftraggeber hat das Recht, sich jederzeit über den Fortgang der Arbeiten zu informieren. Der Auftragnehmer erteilt hierüber wahrheitsgemäß Auskunft. (3) Der Auftraggeber ist verpflichtet, die für die Durchführung notwendigen Zugänge (insbesondere Telefonie-Anbindung, E-Mail-Zugänge, CRM-Systeme, Trigger-Datenquellen), Informationen, Testdaten und sonstigen Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. (4) Der Auftraggeber stellt sicher, dass die von ihm bereitgestellten Daten, insbesondere Lead-Datenbanken und Kontaktdaten, rechtmäßig erhoben wurden und deren Verarbeitung durch den Auftragnehmer zulässig ist. (5) Ergeben sich im Rahmen der Werkserstellung neue, erweiterte oder andersartige Leistungen, werden diese nicht vom bestehenden Vertrag abgedeckt. In diesem Fall sind ergänzende Absprachen zu treffen.
§ 5 Termine und Verzug
(1) Die Parteien legen gemeinsam einen realistischen Zeitrahmen für die Umsetzung fest. (2) Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, falls Verzögerungen absehbar sind, und nennt die Gründe sowie eine neue realistische Einschätzung. (3) Verzögerungen, die auf fehlender oder verspäteter Mitwirkung des Auftraggebers beruhen (insbesondere verspätete Bereitstellung von Zugängen, Daten oder Freigaben), führen zu einer entsprechenden Verlängerung der vereinbarten Fristen. Der Auftragnehmer haftet in diesen Fällen nicht für entstandene Verzögerungen.
§ 6 Abnahme und Testphase
(1) Nach Fertigstellung des Werks erfolgt eine Test- und Beobachtungsphase, in der der Auftraggeber das Werk auf Funktionsfähigkeit und Übereinstimmung mit den vereinbarten Spezifikationen prüfen kann. (2) Die Abnahme gilt als erteilt, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen nach Übergabe schriftlich begründete Mängel rügt. (3) Unwesentliche Mängel berechtigen den Auftraggeber nicht zur Verweigerung der Abnahme.
§ 7 Vergütung und Zahlungsbedingungen
(1) Die Vergütung setzt sich zusammen aus einer einmaligen Gebühr für die Erstaufsetzung (Setup) sowie einer monatlichen Wartungsgebühr. Die konkreten Beträge ergeben sich aus dem jeweiligen Werkvertrag. (2) Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer in der jeweils gültigen Höhe. (3) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug fällig. (4) Kommt der Auftraggeber in Zahlungsverzug, ist der Auftragnehmer berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu verlangen. Die Geltendmachung eines höheren Verzugsschadens bleibt vorbehalten. (5) Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, die monatlichen Wartungsgebühren mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Preiserhöhungen von mehr als 10 % berechtigen den Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung.
§ 8 Wartung und laufender Support
(1) Im Rahmen der monatlichen Wartung übernimmt der Auftragnehmer die kontinuierliche Betreuung des Werks, einschließlich der Einführung neuer Funktionen, Verbesserung bestehender Prozesse, Fehlerbehebung und Hinzufügen neuer Anwendungsfälle. (2) Die Wartung umfasst keine grundlegend neuen Entwicklungen oder wesentlichen Erweiterungen des ursprünglichen Funktionsumfangs. Solche Leistungen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. (3) Der Auftragnehmer bemüht sich, Störungen und Fehler innerhalb angemessener Frist zu beheben. Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit der KI-Dienste besteht nicht, da diese teilweise von Drittanbietern (z. B. Vapi, n8n, Telefonie-Providern, KI-Modell-Anbietern) abhängen.
§ 9 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum
(1) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber mit Abnahme ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht am erstellten Workflow ein, soweit im jeweiligen Werkvertrag nicht abweichend geregelt. (2) Das Nutzungsrecht bezieht sich auf den konkreten, für den Auftraggeber erstellten Workflow. Es umfasst nicht die zugrunde liegenden Methoden, Frameworks, wiederverwendbaren Komponenten oder das allgemeine Know-how des Auftragnehmers. (3) Der Auftragnehmer bleibt berechtigt, die im Rahmen der Leistungserbringung gewonnenen allgemeinen Erkenntnisse und Methoden für andere Projekte zu verwenden, soweit dabei keine vertraulichen Informationen des Auftraggebers offengelegt werden.
§ 10 Haftung
(1) Die Haftung des Auftragnehmers ist – soweit gesetzlich zulässig – auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt und der Höhe nach auf den Wert des jeweiligen Auftrags begrenzt. (2) Der Auftragnehmer haftet nicht für Schäden, die aus der fehlerhaften oder unvollständigen Bereitstellung von Daten, Zugängen oder Informationen durch den Auftraggeber resultieren. (3) Der Auftragnehmer haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit von KI-generierten Antworten, Transkriptionen oder Kategorisierungen. Künstliche Intelligenz kann Fehler erzeugen; der Auftraggeber ist für die Überwachung und ggf. Korrektur der KI-Ausgaben im laufenden Betrieb verantwortlich. (4) Für Ausfälle, Störungen oder Leistungseinschränkungen von Drittanbieterdiensten (z. B. Vapi, n8n, AWS, Twilio, KI-Modell-Anbieter, Telefonie-Provider) haftet der Auftragnehmer nicht, es sei denn, diese beruhen auf einem Verschulden des Auftragnehmers. (5) Die Haftung für die Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleiben von den vorstehenden Haftungsbeschränkungen unberührt.
§ 11 Datenschutz
(1) Die Parteien verpflichten sich, die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), einzuhalten. (2) Soweit der Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden. (3) Die verarbeiteten Datenkategorien können insbesondere umfassen: Lead-Daten (Name, Adresse, Telefonnummer, Kontaktdaten), Anrufdaten (Audioaufnahmen, Transkripte, Gesprächsinhalte, Metadaten), E-Mail-Daten (Inhalte, Metadaten, Absender/Empfänger) sowie technische Daten (IP-Adressen, Systemlogs). (4) Je nach eingesetzter Lösung und Hosting-Variante können Sub-Auftragsverarbeiter (z. B. Vapi, AWS, n8n, Telefonie-Provider, externe KI-Anbieter) zum Einsatz kommen. Diese werden ausschließlich mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers beauftragt. (5) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Bedarf bei der DSGVO-konformen Speicherung von Daten (z. B. Anruf-Transkripte auf AWS oder vergleichbaren EU-Diensten). (6) Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, die betroffenen Personen (z. B. Angerufene, E-Mail-Absender) über den Einsatz von KI-gestützter Verarbeitung zu informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
§ 12 Geheimhaltung
(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei dauerhaft geheim zu halten und nur für die Zwecke des Vertrages zu verwenden. (2) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden (ohne Verschulden der empfangenden Partei), die der empfangenden Partei bereits vor Vertragsschluss bekannt waren, die von einem Dritten rechtmäßig und ohne Geheimhaltungspflicht erlangt wurden, oder die aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen. (3) Die Geheimhaltungspflicht besteht über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus fort.
§ 13 KI-Transparenz und Hinweispflichten
(1) Der Auftraggeber wird darauf hingewiesen, dass die vom Auftragnehmer entwickelten Lösungen künstliche Intelligenz zur Kommunikation mit Dritten einsetzen (z. B. Telefonate, E-Mail-Antworten). (2) Der Auftraggeber ist eigenständig dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Einsatz von KI-gestützter Kommunikation gegenüber Dritten den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht, insbesondere hinsichtlich einer etwaigen Pflicht zur Offenlegung des KI-Einsatzes gegenüber angerufenen Personen oder E-Mail-Empfängern. (3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber auf Wunsch bei der Umsetzung entsprechender Hinweise (z. B. Ansage zu Beginn eines KI-Telefonats).
§ 14 Kündigung
(1) Das Vertragsverhältnis hinsichtlich der monatlichen Wartung kann von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende eines Kalendermonats ordentlich gekündigt werden, sofern im jeweiligen Werkvertrag keine abweichende Regelung getroffen wurde. (2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei wesentliche Vertragspflichten trotz schriftlicher Mahnung und angemessener Nachfrist nicht erfüllt, über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird, oder eine Partei gegen wesentliche Datenschutzpflichten verstößt. (3) Bei Kündigung wird die Vergütung für die bis dahin erbrachten Leistungen fällig. (4) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses hat der Auftragnehmer alle personenbezogenen Daten des Auftraggebers nach Wahl des Auftraggebers entweder zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Näheres regelt die AVV.
§ 15 Höhere Gewalt
(1) Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten, soweit die Nichterfüllung oder Verspätung auf Umstände höherer Gewalt zurückzuführen ist, die außerhalb der zumutbaren Kontrolle der betroffenen Partei liegen. (2) Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorakte, behördliche Anordnungen, Streiks, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder Stromversorgung sowie schwerwiegende Störungen bei Drittanbietern (z. B. Cloud-Dienste, KI-Modell-Anbieter). (3) Die betroffene Partei ist verpflichtet, die andere Partei unverzüglich über den Eintritt und die voraussichtliche Dauer der höheren Gewalt zu informieren.
§ 16 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie der individuellen Werkverträge bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses. (2) Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt (salvatorische Klausel). An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt diejenige wirksame und durchführbare Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. (3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). (4) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB und den darauf basierenden Verträgen ist der Sitz des Auftragnehmers, derzeit Braunsbedra, soweit der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.