Häufige Fragen.

KI-Infrastruktur ist, ganz einfach erklärt, ein Zusammenschluss aus verschiedenen KI-Assistenten und automatisierten Prozessen. Eine KI-Infrastruktur ist insofern für Ihr Unternehmen interessant, wenn Sie es satt sind 15 verschiedene Software-Programme zum Arbeiten zu verwenden und stattdessen alles an einem Platz laufen lassen wollen. In einer KI-Infrastruktur haben Sie keine einzelnen Assistenten, die getrennt voneinander arbeiten und nicht kommunizieren, sondern ein abgestimmtes Programm, das intern kommuniziert, höchst effizient arbeitet und Ihnen die eigene Arbeit so einfach wie möglich macht. Wenn z. B. Ihr Kundenservice-Assistent eine Benachrichtigung über einen Auftrag erhält, wird diese direkt an Ihren CRM-Assistenten und anschließend an einen ausführenden Assistenten weitergeleitet. So wird jeder eingehende Auftrag direkt verarbeitet, der Papierkram wird erledigt und Sie müssen den Auftrag nur noch ausführen.

Das Kostenausmaß einer KI-Infrastruktur ist immer abhängig vom Ausmaß der Infrastruktur selbst. Sollte nur eine simple Kundenservice-Infrastruktur oder eine komplexere automated-Marketing-Infrastruktur gewünscht sein, bleiben die Kosten vergleichsweise gering. Bei größeren komplexeren oder sogar einer unternehmensweiten Infrastruktur können die Kosten etwas höher ausfallen. Da Pivot Pilot's Kunden das Ausmaß ihrer Infrastruktur sowie die einbezogenen Assistenten und Workflows stets selbst bestimmen können und jede Infrastruktur personalisiert wird, beinhaltet Ihre Infrastruktur ausschließlich die Assistenten, die Sie auch wirklich benötigen — und Ihre Kosten werden auf ein Minimum gesenkt. Darüber hinaus steigt der Wert eines Workflows mit seiner Komplexität. Je komplexer der Workflow, desto mehr Arbeit nimmt er Ihnen ab. Ergebnis: Sie sparen mehr Zeit, Arbeit, Geld und vor allem Nerven — und bekommen trotzdem die gleichen Ergebnisse.

Natürlich. Wir bei Pivot Pilot haben es uns zur Aufgabe gemacht, KI-Lösungen wie KI-Assistenten oder KI-Infrastruktur so einfach und simpel wie möglich für Facility Services und Hausverwaltungen zu implementieren. Sie brauchen kein IT-Team, um zu verstehen, was wir wie erstellen, da wir Ihnen jeden Prozess und seine Auswirkungen in simplen verständlichen Worten ausführlich erklären.

KI-Infrastruktur ist ein Überbegriff für verschiedene KI-Assistenten und Workflows, die unter einem Dach zusammenarbeiten. Cloud-Infrastruktur besteht aus verschiedenen Funktionen der Server, auf denen Ihre KI-Infrastruktur läuft. Diese Funktionen sind z. B. automatische Server-Backups, der Server selbst, etc. Ihre KI-Infrastruktur wird also durch Cloud-Infrastruktur zum Laufen gebracht.

KI-Infrastruktur benötigen Sie, sobald Sie oder Ihre Mitarbeiter Zeit bei zähen langwierigen wiederholenden Prozessen verlieren. Wenn Ihnen oder Ihren Mitarbeitern diese Prozesse Zeit, Geld oder Nerven rauben — und es Ihnen mehr zurückgeben würde, andere Aufgaben im Unternehmen zu erledigen — sollten Sie tatsächlich über die Implementierung von KI-Infrastruktur nachdenken.

Die größten Schwierigkeiten, die wir beim Implementieren von KI-Infrastruktur erwarten, kommen mit den verschiedenen Software-Programmen und Prozessen, die in Ihrem Unternehmen bereits bestehen. Bestimmte unübliche Programme müssen über Umwege verbunden werden oder geben nur umständliche Informationen für die Infrastruktur. Dies ist jedoch kein Ausschlusskriterium, sondern nur eine weitere Herausforderung, die unser Team mit Freuden für Sie löst.

Die Konstruktionsdauer der KI-Infrastruktur ist stets vom Ausmaß der Infrastruktur abhängig. Standardmäßig sind simple Infrastrukturen schneller aufgesetzt als komplexe und weitreichende Infrastrukturen. Im Durchschnitt sollte Ihre KI-Infrastruktur aber innerhalb 2–3 Wochen aufgesetzt und nach einer 2-wöchigen Testphase auch vollständig einsatzbereit sein.

Generell verwaltet unser Customer-IT-Team Ihre KI-Infrastruktur für Sie. Sollte etwas nicht mehr funktionieren, sollten sich Funktionen ändern oder sollten neue Entwicklungen im Tech-Markt aufkommen, warten, verbessern und entwickeln wir Ihre KI-Infrastruktur für Sie. Um mit Ihrer KI-Infrastruktur zu kommunizieren und Assistenten anzusteuern, nutzen Sie lediglich Ihre bestehenden Software-Tools und die normale deutsche Sprache.

Wir legen großen Wert auf Datenschutz und DSGVO-Konformität. Alle unsere KI-Infrastrukturen, KI-Assistenten und selbst einfache Workflows laufen auf Servern innerhalb der EU und Zugriff haben nur Sie. (Meist behalten wir aber auch begrenzte Zugriffsrechte, um das fehlerfreie Laufen Ihrer Infrastruktur zu garantieren.) Ihre Daten laufen damit sicher und DSGVO-konform von Assistent zu Assistent und bleiben dabei innerhalb der EU-Zone.

Ihre KI-Infrastruktur wächst stets mit Ihrem Unternehmen. Sollten Sie neue Software, neue Prozesse oder neue Abteilungen einführen oder sollten sich neue Bedürfnisse durch neuen Wachstum in Ihrem Unternehmen bilden, passen wir Ihre KI-Infrastruktur organisch an die neuen Gegebenheiten an. Der Übergang erfolgt flüssig und ohne, dass Sie dort große Arbeit aufbringen müssen.

Störungen und Fehler in einer KI-Infrastruktur passieren öfter, je komplexer die Infrastruktur ist. In diesem Fall informieren Sie uns am besten umgehend und unser IT-Team kümmert sich innerhalb von 18 Stunden um den Vorfall.

KI-Infrastruktur kann Ihre Betriebskosten vor allem dann verringern, wenn Sie konkret Mitarbeiter für wiederholende Standardaufgaben angestellt haben. Sollte dies nicht der Fall sein, spart Ihnen eine KI-Infrastruktur zwar keine Kosten, gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, mehr Zeit mit umsatzbringenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu verbringen — was Ihnen direkt zu mehr Umsatz verhilft.

Wenn Sie 3–4 Wochen nach vollem Einsatz Ihrer KI-Infrastruktur merken, dass diese Ihnen im jeweiligen Einsatzbereich erheblich Zeit spart, können Sie sicher sein, dass Ihre KI-Infrastruktur funktioniert. Sollte dies nicht der Fall sein, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei Pivot Pilot und rekonfigurieren Ihre Infrastruktur mit uns, sodass sie Ihnen tatsächlich hilft.

Viele Unternehmen machen den Fehler und implementieren direkt eine ganze Reihe an KI-Systemen, ohne genau definiert zu haben, wie diese Systeme ihnen tatsächlich helfen würden. Als Resultat kostet diese Infrastruktur die Unternehmen oft mehr, als sie wieder einbringt. Bei Pivot Pilot führen wir ein umfangreiches KI-Audit mit unseren Kunden durch, um herauszufinden, wie viel Zeit, Geld und Arbeit die Infrastruktur Ihnen wirklich sparen würde und was die beste Alternative für Ihre Situation ist.

Selbst nicht-technische Unternehmen wie Hausverwaltungen und Facility Services haben technische Aufgaben. Diese Aufgaben können die Verwaltung von Anrufen, E-Mails und Aufträgen, die Verwaltung des Marketings, das Benachrichtigen der zuständigen Mitarbeiter, Buchhaltung oder sogar das Erstellen von Rechnungen beinhalten. All diese Aufgabenbereiche können durch eine ausgefeilte effiziente KI-Infrastruktur ersetzt werden und Ihnen somit Stunden an Zeit sparen.

Die richtige KI-Agentur sollte dir helfen, die richtigen KI-Assistenten und Workflows für deine Infrastruktur zu finden. Anschließend sollte diese Agentur dir helfen, diese Assistenten und Workflows in dein bestehendes System zu implementieren und dir verständlich erklären, wie du die einzelnen Tools und das System an sich möglichst effektiv und effizient nutzen kannst. KI-Agenturen findest du meistens unter Suchbegriffen wie „KI-Lösungen" oder „KI-Assistent". Oder du nimmst direkt mit unserem Team Kontakt auf und lässt dich kostenlos beraten.

Nein. Deine KI-Infrastruktur kann meist einfach direkt an deine bestehenden Betriebssysteme angeschlossen werden.

KI-Automation spart Ihnen genau die Zeit, die Sie mit dem Bewältigen zäher, wiederholender Standardaufgaben verlieren. Wenn Sie also z. B. auf Ihr Büro-Team verteilt 30 Stunden pro Woche mit dem Sortieren, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails verbringen, kann Ihnen unser zuverlässiges E-Mail-Management-System monatlich 135 Stunden sparen. Wenn Sie zusätzlich selbst wöchentlich 15 Stunden mit dem Erstellen, Verwalten und Verschicken von Rechnungen und dem ständigen Nachjagen der jeweiligen Zahlungen verbringen, kann eine KI-Automation Ihnen diese Aufgabe abnehmen, Rechnungen automatisch personalisiert zum Auftrag erstellen, diese abschicken, gezielt wegsortieren und sogar nicht bezahlte Rechnungen erkennen und Erinnerungsmails verschicken.

Zuerst sollten Sie die Aufgaben automatisieren, die Ihnen viel Zeit kosten, aber nicht komplex sind. Aufgaben wie E-Mails sortieren, Anrufe beantworten, Briefings erstellen oder Rechnungen verschicken und ihnen hinterherjagen. Solche Aufgaben fressen oft viel Zeit mit wenig direktem Gewinn, sind aber unumgänglich in jedem Unternehmen. Haben Sie diese Aufgaben einmal automatisiert, können Sie sehen, ob KI-Automationen für Sie überhaupt Sinn ergeben, wie sie funktionieren und wie sie in Ihr Unternehmen passen. Danach können Sie weitere komplexere Funktionen automatisieren — etwa das Erstellen von Rechnungen, Verträgen und E-Mails, das Verwalten von Kundenkommunikation oder auch komplexe Recherche.

Kurz gesagt: Ja — man muss es aber deutlich differenzierter betrachten, als viele anfangs glauben. Eine KI-Automation spart dann Geld, wenn folgende 3 Rahmenbedingungen gegeben sind: 1. Ein Prozess läuft hochfrequent (also: täglich, stündlich). 2. Er ist standardisiert genug (klare Regeln, wenig Sonderfälle). 3. Die Fehlerkosten bei einem Fehlgriff sind überschaubar. Erfüllt der Prozess diese 3 Faktoren, lohnt es sich, ihn zu automatisieren.

Die richtige KI-Agentur sollte Ihnen helfen, die richtigen Prozesse für eine Automatisierung zu finden. Anschließend sollte diese Agentur Ihnen helfen, diese Prozesse zu automatisieren, in Ihr bestehendes Betriebssystem zu implementieren und Ihnen verständlich erklären, wie Sie die einzelnen Tools und die Automatisierung an sich möglichst effektiv und effizient nutzen können. KI-Agenturen finden Sie meistens unter Suchbegriffen wie „KI-Lösungen" oder „KI-Assistent". Oder Sie nehmen direkt mit unserem Team Kontakt auf und lassen sich kostenlos beraten.

Sie sollten vor allem darauf achten, worauf diese Agentur Wert legt. Geht es ihr darum, den größtmöglichen Deal auszuarbeiten? Fokussiert sich die Agentur eher darauf, was alles möglich ist, und weniger darauf, wie so etwas für Ihr Unternehmen funktionieren könnte? Oder legt die Agentur ihren Fokus darauf, wenige gezielt ausgewählte Prozesse direkt für Ihr Unternehmen anzupassen und Ihnen den größtmöglichen Vorteil auszuarbeiten? Die richtige Agentur sollte ihren Fokus auf die Personalisierung für Ihr Unternehmen legen.

Das Zeitausmaß der Implementierung von KI-Lösungen hängt stark vom Gesamtausmaß der Lösungen ab. Eine einzelne einfache Lösung ist oft in 7–10 Werktagen einsatzbereit, während größere, komplexere Workflows bzw. Systeme auch gerne 2–3 Wochen benötigen, bis sie vollständig einsatzbereit sind.

Jedes Unternehmen hat ein gewisses Ausmaß an zähen, wiederholenden Aufgaben, die viel Zeit fressen, ohne viel wiederzugeben. Genau bei diesen Aufgaben lohnt sich eine Automatisierung.

Zu Beginn sollten Sie eine Übersicht über alle Aufgaben erstellen, die zäh sind und sich regelmäßig wiederholen. Anschließend entscheiden Sie, welche dieser Aufgaben simpel und digital ausführbar sind. Diese Aufgaben sollten Sie zuerst automatisieren. Haben Sie sie gefunden, entscheiden Sie, ob Sie die Automatisierung selbst in die Hand nehmen wollen oder lieber eine darauf spezialisierte Agentur beauftragen. Pivot Pilot hat sich darauf spezialisiert, jegliche Form von Automation über die verschiedensten Ausmaße für Hausverwaltungen und Facility Services zu erstellen — von simplen Einsteiger-Automationen bis zu hochkomplexen KI-Infrastrukturen. Wenn Sie mit KI-Automation anfangen wollen, sind wir Ihr Ansprechpartner.

Wir bei Pivot Pilot legen großen Wert auf Transparenz und Ehrlichkeit. Aus diesem Grund kommunizieren wir die Risiken von KI-Automation stets ehrlich mit unseren Kunden. KI-Automation birgt zwei Hauptrisiken: 1. Workflowbruch: Sollte etwas in einem KI-Workflow (Automation) kaputtgehen, dauert es oft einen Moment, bis dieser Fehler bemerkt wird. In dieser Zeit kann wertvolle Arbeit verloren gehen oder Daten können nicht übertragen werden und landen an Orten, die niemand erwartet. 2. Datenlecks: Wenn Workflows und Daten nicht richtig gesichert werden, kann es zu einem Datenleck kommen. In diesem Fall gelangen private Daten ungewollt in falsche Hände. Um diese beiden Vorfälle zu vermeiden, arbeiten unsere Entwickler bei Pivot Pilot laufend daran, Workflows und Data-Security zu verbessern. Workflows werden in verschiedenen Varianten getestet, um herauszufinden, welche einfacher und sicherer ist. Außerdem werden sie in der Testphase allen möglichen Bruchsituationen ausgesetzt, um sicherzugehen, dass jeder Problemfall abgesichert ist. Zusätzlich laufen alle Workflows und Infrastrukturen DSGVO-konform auf europäischen, unternehmenseigenen Servern, um höchste Datensicherheit zu gewährleisten.

Wenn Sie 3–4 Wochen nach vollem Einsatz Ihrer KI-Automation merken, dass diese Ihnen im jeweiligen Einsatzbereich erheblich Zeit spart, können Sie sicher sein, dass Ihre KI-Automation funktioniert. Sollte dies nicht der Fall sein, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei Pivot Pilot und rekonfigurieren diese Automation mit uns, sodass sie Ihnen tatsächlich hilft.

Mitarbeiter können nur dann von KI ersetzt werden, wenn sie simple und sich regelmäßig wiederholende Aufgaben erledigen. In diesem Fall ist eine KI-Automation ganz einfach schneller, kosteneffizienter und oft auch effektiver als eine menschliche Fachkraft. Trotzdem sind wir optimistisch, dass viele Mitarbeiter Fähigkeiten besitzen, die weit über diese einfachen Aufgaben hinausgehen, und aus diesem Grund — statt entlassen zu werden — neue Aufgaben annehmen können. Diese Lösung spart Ihnen eine weitere schwierige Konversation und stellt Ihre Mitarbeiter vor neue Herausforderungen.

Einfach gesagt: Aufgaben, die viele verschiedene oder sich oft ändernde Variablen besitzen und komplex in der Ausführung sind, eignen sich nicht für die Automatisierung.

KI-Automationen sind immer nur ein Mittel zum Zweck, nie das endgültige Ziel. Sie haben die Absicht, Ihr Unternehmen von sich endlos wiederholenden Standardaufgaben zu befreien, sodass Sie und Ihr Team sich endlich wieder auf die wirklich wichtigen und gewinnbringenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen konzentrieren können.

Nach der Implementierung einer KI-Automation ist die Arbeit leider noch lange nicht erledigt. Jede Automation benötigt regelmäßige Instandhaltung und Verbesserung. Sei es ein Fehler im Workflow, der ausgebessert werden muss, oder eine neue Funktion, die den Workflow erheblich verbessert — es ist stetige Arbeit gefordert. Um unseren Kunden diese Arbeit abzunehmen, kümmern wir uns bei Pivot Pilot selbst um alle Änderungen, die an den KI-Automationen unserer Kunden durchgeführt werden müssen. So sparen Sie Zeit und Arbeit und können sicherstellen, dass Ihre Workflows in guten Händen (oder Tastaturen?) sind.

Eine prominente Falle, in die viele Unternehmen anfangs tappen, ist es, zahlreiche KI-Automationen auf einmal einzuführen, ohne vorher klar zu definieren, welchen konkreten Nutzen diese bringen sollen. Das Ergebnis: Die Systeme verursachen mehr Kosten, als sie tatsächlich wieder einspielen. Deshalb starten wir bei Pivot Pilot mit einem ausführlichen KI-Audit, in dem wir gemeinsam mit Ihnen analysieren, wie viel Zeit, Geld und Aufwand sich durch Automatisierung tatsächlich einsparen lässt und welche Lösung am besten zu Ihrer Situation passt.

Der Kundenservice-Bereich ist tatsächlich der Bereich, der bei Pivot Pilot alles gestartet hat. Kundenservice wird oft als komplexer Bereich eines Unternehmens gesehen — dabei lassen sich viele Aufgaben in diesem Bereich auf wenige Grundaufgaben zusammenfassen. Diese Aufgaben automatisieren wir auf eine Weise, dass für Sie keine Qualität in der Kundenkommunikation verloren geht. Unser Inbound-Telefonassistent agiert wie ein richtiger Rezeptionist, nimmt jeden Anruf rund um die Uhr an, führt ihn in einem menschlichen, natürlichen Ton, gibt gezielt Informationen heraus und verarbeitet die Anfrage direkt — sodass sich Ihr Team fast gar nicht mehr um eingehende Kundenanrufe kümmern muss und sich auf die Stärkung von Kundenbeziehungen fokussieren kann. Unser E-Mail-Management-System sortiert und verarbeitet jede Mail, die ankommt, und schreibt Ihnen für manche sogar schon druckreife Antworten. Nach Implementierung dieses Systems kürzen Sie Ihre E-Mail-Management-Zeit von einer Stunde auf 5 Minuten.

Datenschutz und DSGVO-Konformität stehen bei uns an erster Stelle. Sämtliche KI-Automationen werden auf EU-Servern betrieben, auf die ausschließlich Sie Zugriff haben. (In der Regel behalten wir eingeschränkte Zugriffsrechte, um den reibungslosen Betrieb Ihrer Automationen sicherzustellen.) So bleiben Ihre Daten durchgehend DSGVO-konform geschützt und verlassen zu keinem Zeitpunkt die EU-Zone.

Knappes Budget oder nicht — KI-Automationen implementieren Sie immer auf die gleiche Weise: Sie finden 1–2 regelmäßige und simple Aufgaben und stellen einen Plan auf, der beschreibt, wie Sie diese Aufgaben automatisieren können. Wir bei Pivot Pilot helfen Ihnen gerne, diesen Plan zu erstellen und einen Weg zu finden, ihn zu implementieren, ohne Ihr Budget zu überschreiten.

Sollten Sie merken, dass eine Automatisierung wirkungslos oder ineffizient arbeitet, sollten Sie diese natürlich direkt überarbeiten. Ihre Strategie — also welche Prozesse Sie automatisieren und warum — sollten Sie jedoch nicht ständig umwerfen. Ein Review-Rhythmus von halbjährlich bis jährlich reicht für die grundlegende Richtung völlig aus. Bei Umsetzung und Tooling lohnt sich dagegen ein kurzer monatlicher Blick: Läuft alles wie gewünscht? Gibt es ein neues Werkzeug, das einen konkreten Engpass besser löst? Darüber hinaus sollten Sie Ihre Strategie überdenken, wenn sich Ihre Geschäftsziele ändern, eine Automatisierung messbar schlechtere Ergebnisse liefert oder sich regulatorische Anforderungen verschieben. Für unsere Kunden führen wir regelmäßige monatliche Reviews der Automationen durch — und auch jährliche Strategie-Reviews werden angeboten.

Bestimmte KI-Automationen sind ein guter Weg, Ihr CRM zu verwalten, gesuchte Informationen schnell wiederzugeben und Ihnen wichtige Zusatzinformationen über Ihre Kunden zu besorgen. Auch Ihre ERP-Software kann durch KI-Automationen effizienter gestaltet werden.

Für unsere Kunden führen wir nicht nur regelmäßige Wartungen und Verbesserungen der Automationen durch, sondern stehen ihnen jederzeit zur Verfügung, sollten Fragen oder Unsicherheiten aufkommen. Sollte eine Automation einmal nicht wie erwartet funktionieren, kümmern wir uns eigenständig um die Fehlerbehebung — ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen. So stellen wir sicher, dass Ihre Systeme langfristig zuverlässig laufen und sich stetig weiterentwickeln.