Datenschutz.
Wie wir mit deinen Daten umgehen — auf dieser Website und in unseren KI-Diensten. Kurz, klar, ohne Black Box.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unserer Dienstleistungen ist: Pivot Pilot Karl-Marx-Platz 9 94439 Roßbach Deutschland E-Mail: landgraf@pivot-pilot.com Telefon: +49 1516 1858793 Für alle Anfragen zum Datenschutz sind wir unter den genannten Kontaktdaten erreichbar.
2. Grundlagen
Diese Erklärung informiert dich über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website sowie im Rahmen der von uns angebotenen KI-Dienste (Telefonassistenten, E-Mail-Automatisierungen und weitere Agenten). Rechtsgrundlage ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wir verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände (Art. 6 DSGVO) — insbesondere Einwilligung, Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse.
3. Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website erhebt unser Hosting-Provider automatisch technische Daten, die dein Browser übermittelt: • IP-Adresse (in der Regel anonymisiert) • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge • Browsertyp und Betriebssystem • Referrer-URL Diese Daten werden zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, zur Abwehr von Angriffen und zur statistischen Auswertung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle vorliegen.
4. Cookies und lokale Speicherung
Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung (z. B. zur Speicherung deiner Spracheinstellung). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Wir setzen keine Tracking-, Werbe- oder Profilbildungs-Cookies ein. Sollten in Zukunft Analyse-Tools eingebunden werden, holen wir vorher deine ausdrückliche Einwilligung ein.
5. Kontaktformular
Wenn du das Kontaktformular nutzt, werden die von dir eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung deiner Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der Versand erfolgt über den Dienstleister Formspree (Formspree Inc., USA). Eine Datenübermittlung in die USA findet auf Grundlage der Standardvertragsklauseln statt. Wir speichern Anfragen, solange dies für die Bearbeitung und etwaige Anschlusskommunikation erforderlich ist, längstens jedoch 24 Monate.
6. Terminbuchung (Cal.com)
Auf unserer Website kann ein Erstgespräch über Cal.com (Cal.com, Inc.) gebucht werden. Beim Klick auf den entsprechenden Link wirst du auf die Cal.com-Website weitergeleitet. Cal.com verarbeitet dabei die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail, Terminwahl) eigenverantwortlich. Es gilt die Datenschutzerklärung von Cal.com: https://cal.com/privacy. Wir nutzen Cal.com auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Terminorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
7. Daten im Rahmen unserer KI-Dienste
Soweit du Kunde von Pivot Pilot bist und unsere KI-gestützten Agenten (z. B. Telefonassistenten, E-Mail-Automatisierungen) einsetzt, verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer separaten Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die verarbeiteten Datenkategorien umfassen typischerweise: • Lead-Daten (Name, Adresse, Telefonnummer, Kontaktdaten) • Anrufdaten (Audioaufnahmen, Transkripte, Metadaten) • E-Mail-Inhalte und -Metadaten • Technische Daten (Systemlogs, Konfigurationen) Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt jeweils der Auftraggeber. Details — einschließlich technisch-organisatorischer Maßnahmen, Meldepflichten, Sub-Auftragsverarbeitern und Löschfristen — regelt die jeweilige AVV.
8. Sub-Auftragsverarbeiter und Hosting
Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir sorgfältig ausgewählte Sub-Auftragsverarbeiter ein, u. a.: • Hosting- und Infrastruktur-Anbieter (z. B. AWS) — DSGVO-konform innerhalb der EU oder über Standardvertragsklauseln • Sprach-KI-Plattformen (z. B. Vapi) für Telefonassistenten • Workflow-Automatisierung (z. B. n8n) für E-Mail-Verarbeitung • Telefonie-Provider für ausgehende/eingehende Anrufe • LLM-Anbieter zur Generierung von Antworten und Klassifikationen Der Einsatz erfolgt jeweils auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung und mit Zustimmung des jeweiligen Verantwortlichen.
9. Technisch-organisatorische Maßnahmen
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu zählen u. a.: • Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle • verschlüsselte Übertragung (TLS) und verschlüsselte Speicherung • Trennung von Daten unterschiedlicher Mandanten und Zwecke • regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Backups • Rollen- und Rechtekonzept für Mitarbeitende
10. Deine Rechte
Du hast jederzeit das Recht auf: • Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) • Löschung (Art. 17 DSGVO) • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Zusätzlich steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
11. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt deines Besuchs auf der Website veröffentlichte Fassung.
Stand: Juli 2026